Baza wiedzy

Dane „służbowe” to jedno z haseł jakie prawie zawsze słyszę u praktycznie wszystkich klientów na początku naszej współpracy. Bardzo często pojawia się także podczas szkoleń, które prowadzę dla Administratorów Bezpieczeństwa Informacji. Zazwyczaj słyszę również, że są one jawne a więc nie podlegają ochronie ustawowej. Czy aby na pewno jest tak zawsze? I czym tak naprawdę są dane „służbowe”?

Dane „służbowe” – tego pojęcia nie znajdziemy w ustawie o ochronie danych osobowych

Pojęcie danych osobowych „służbowych” nie występuje w ustawie o ochronie danych osobowych. Ustawa rozróżnia jedynie dane osobowe „zwykłe” od danych osobowych „wrażliwych” (przy czym art. 27 ust. 1 ustawy wskazuje jakie kategorie danych należy traktować jako „wrażliwe”, a wszystkie inne kategorie, które nie mieszczą się w tym katalogu traktujemy jako dane „zwykłe”). Pojęcia tego nie znajdziemy również w innych aktach prawnych. Czym więc są dane „służbowe”?

Pojęcie dane „służbowe” nie jest określeniem prawnym (ma charakter potoczny), ale jego źródła możemy szukać w orzecznictwie Sądu Najwyższego

Pojęcie to zaczęliśmy używać jako określenie zakresu danych o pracowniku, które pracodawca ma prawo wykorzystywać w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W tym zakresie bardzo ważne stało się orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 r., sygn. I PK 590/02 (cały tekst orzeczenia publikuję TUTAJ). Orzeczenie to uważa się za fundamentalne w kwestii ustalenia co rozumiemy przez tzw. dane „służbowe” i w jakich okolicznościach może korzystać z nich pracodawca.

W przytaczanym orzeczeniu Sąd Najwyższy rozpatrywał spór, w którym powód (pracownik) domagał się od swojego byłego pracodawcy zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę polegającą na tym, że pracodawca jeszcze w trakcie trwającego stosunku pracy opublikował w ogólnopolskiej gazecie przy ogłoszeniu zawierającym ofertę oddania w dzierżawę obiektu handlowo-magazynowego, dane osobowe tego pracownika (imię, nazwisko, numer telefonu) jako osoby do kontaktu w sprawie oferty.

Tak naprawdę w sporze tym chodziło o ustalenie, czy pracodawca ma prawo wykorzystywać na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej dane osobowe pracownika (np. poprzez ujawnianie tych danych swoim potencjalnym kontrahentom) – w tym również bez jego zgody.

Jakie stanowisko wyraził w tej sprawie Sąd Najwyższy? Poniżej najważniejsze wnioski płynące z orzeczenia:

„Dla rozstrzygnięcia rozpoznawanej sprawy podstawowe znaczenie ma pytanie, czy pracodawca może ujawniać nazwisko pracownika w związku z działalnością prowadzonego przez siebie zakładu pracy i czy wymaga to zgody pracownika. (…) należy zauważyć, że najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu pracy wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi - z kontrahentami, klientami, administracją publiczną itd. Dlatego pracodawca nie może być pozbawiany możliwości ujawniania nazwisk pracowników zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji.

Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów praw pracownika. W normalnym bowiem układzie nie ma racjonalnych powodów, dla których pracownik byłby zainteresowany zachowaniem swego nazwiska, i co za tym idzie, faktu związania z danym zakładem pracy, w tajemnicy. Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwa, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne”.

Ale każdy pracodawca musi pamiętać, że możliwość wykorzystywania danych „służbowych” nie ma charakteru nieograniczonego.

„Nie może to jednak oznaczać nieskrępowanego prawa pracodawcy do ujawniania nazwiska pracownika. Należy przyjąć, że użycie danych osobowych pracownika musi być usprawiedliwione celem działania pracodawcy, łączącym się z jego zadaniami i obowiązkami związanymi z prowadzeniem zakładu, musi być niezbędne oraz nie może naruszać praw i wolności pracownika. Wskazane kryteria znajdują obecnie oparcie w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych (…)”.

A więc reasumując, pracodawca ma prawo wykorzystywać (w tym ujawniać) dane osobowe pracownika, o ile jest to związane bezpośrednio z funkcjonowaniem samego zakładu pracy (a więc w celach związanych z prowadzoną działalnością przez pracodawcę) – ale dotyczy to wyłącznie danych, które są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika, a więc tzw. danych „służbowych”.

Podstawę prawną przetwarzania tych danych przez pracodawcę (rozumianego jako administratora danych) stanowić będzie tzw. prawnie usprawiedliwiony cel, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Warto zauważyć, że skoro Sąd Najwyższy w wyroku odnosił się
do ustawy o ochronie danych osobowych (szukając podstawy prawnej umożliwiającej przetwarzanie danych służbowych przez pracodawcę), to oznacza że dane te podlegają ustawowej ochronie. Przede wszystkim ustawowa ochrona polega w tym wypadku na tym, że pracodawca może wykorzystywać dane służbowe w ramach tzw. prawnie usprawiedliwionego celu wyłącznie wówczas, gdy to działanie nie będzie naruszało praw i wolności konkretnego pracownika. A z pewnością do takiego naruszenia praw i wolności mogłoby dojść wówczas gdyby dane te były wykorzystywane w innym celu niż ściśle związanym z życiem zawodowym pracownika lub gdyby pracodawca za dane służbowe traktował inne niż te, które powszechnie uważa się za "służbowe" (i w ten sposób przekraczałby dozwolony zakres tego pojęcia).

Zakres danych „służbowych”

Powszechnie do tzw. danych służbowych zalicza się:

• imię i nazwisko pracownika
• stanowisko pracy
• miejsce pracy (pełna nazwa pracodawcy oraz adres)
• służbowy numer telefonu
• służbowy adres e-mail

Są to więc podstawowe dane, które mają służyć do kontaktu z konkretnym pracownikiem w celach służbowych.

Dane te mogą być udostępniane przez pracodawcę, w tym również na jego stronie internetowej. Podobne stanowisko w tym zakresie przedstawia Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Z jego treścią można zapoznać się pod poniższymi adresami:

• stanowisko GIODO odnośnie umieszczania służbowych adresów e-mail na stronie internetowej pracodawcy dostępne TUTAJ
• stanowisko GIODO odnośnie umieszczania na stronie internetowej pracodawcy danych pracowników w zakresie imion, nazwisk, stanowiska, dokładnego miejsca pracy (numer pokoju, telefon, adres e-mail), dostępne TUTAJ

Warto zwrócić uwagę, że zakres informacji uważanych za dane „służbowe” pokrywa się z zakresem danych jakie standardowo widnieją na naszych wizytówkach.

Co bardzo istotne, do zakresu danych „służbowych” nie zaliczamy wizerunków (zdjęć) pracowników. Jest to szczególnie ważne w kontekście dosyć częstego publikowania przez pracodawców zdjęć wybranych pracowników na stronach internetowych. W tym zakresie również wypowiadał się już GIODO (zobacz stanowisko organu dostępne TUTAJ).