Baza wiedzy

Prowadzenie dokumentacji związanej z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych to spore wyzwanie również w związku z wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. Sprawdź czy ZFŚS w twojej organizacji jest prawidłowo prowadzony.

Podstawowe zasady funkcjonowania ZFŚS

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych („ZFŚS”) tworzony jest w celu zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników, w tym pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, materialnej lub zdrowotnej.  Do utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zobligowani są pracodawcy zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników – w przypadku prowadzenia przez nich działalności w formie jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć Fundusz na zasadzie dobrowolności - do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowych funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z  2019 r. poz. 1352 i 1907 oraz z 2020 r. poz. 278 - dalej jako „ustawa o ZFŚS”). Zasady i warunki korzystania przez osoby uprawnione z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, muszą zostać określone w opracowanym przez  pracodawcę regulaminie ZFŚŚ.

 Wypłata świadczenia z ZFŚŚ następuje w oparciu o analizę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Dokonanie takiej analizy jest możliwe w oparciu o dane i informacje przekazane pracodawcy przez wnioskodawcę ubiegającego się o wsparcie z ZFŚŚ. W praktyce będą to m.in. informacje dotyczące liczby osób prowadzących wspólne gospodarstwo domowe, liczby dzieci pozostających na utrzymaniu pracownika, wysokości uzyskiwanego średniego dochodu na członka rodziny, a także informacje wskazujące na okoliczności związane z trudną sytuacją życiową, chorobami bądź niepełnosprawnościami.

Przetwarzanie danych osobowych w ramach ZFŚS

Dane osoby ubiegającej się o wsparcie z ZFŚS oraz dane osób trzecich powiązanych z wnioskodawcą (np. członków rodziny, osób z którymi wspólnie prowadzi ona gospodarstwo domowe), bez wątpienia mają charakter danych osobowych - zarówno „zwykłych”, jak i danych szczególnych kategorii (np. dane dotyczące stanu zdrowia).

Oceniając kwestie związane z przetwarzaniem z przetwarzaniem danych osobowych w ramach ZFŚS, należy zastosować przepisy RODO w powiązaniu z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która została znowelizowana 4 maja 2019 r.

W celu ustalenia wysokości oraz wypłaty świadczenia z ZFŚS, pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracownika, członków jego rodziny, a także danych osobowych osób, z którymi wspólnie prowadzi gospodarstwo domowe, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO (z uwagi na obowiązek prawny na nim ciążący, o którym mowa w ustawie o ZFŚS) oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO (który wskazuje na dopuszczalność przetwarzania szczególnych kategorii danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej).

Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, pracodawca może dopuścić wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych. Jednocześnie, osoby dopuszczone do przetwarzania danych dotyczących zdrowia muszą zostać obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

W oparciu o art. 8 ustawy o ZFŚS, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w  celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Tym samym pracodawca może zażądać od osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, udokumentowania danych osobowych (w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia),  w szczególności poprzez przedstawienie stosownych oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej. Pracodawca uprawniony jest także do wglądu w dokumenty przedstawiane przez pracownika, dokumentujące jego sytuację socjalno-bytową, nie może jednak tych dokumentów kopiować ani przechowywać.

W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że pracodawca nie może przetwarzać danych osobowych w ramach ZFŚS, w dowolnie szerokim zakresie. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 RODO, dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Pracodawca musi więc pozyskać dane osobowe, by ocenić sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby ubiegającej się o wsparcie oraz jego bliskich, ale pozyskane przez niego  dane nie mogą być nadmiarowe – tj.  wykraczać poza  zakres niezbędny dla realizacji celu, w jakim zostały zebrane.

Okres przechowywania danych

Obowiązujące od 4 maja 2019 r. przepisy ustawy o ZFŚS, zobowiązują pracodawców do przeprowadzania przeglądu danych osobowych, przetwarzanych w ramach ZFŚS – co najmniej raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzania corocznego audytu dokumentacji związanej z gospodarowaniem środkami ZFŚS i weryfikacji przetwarzanych danych.  W przypadku gdy dane poddane przeglądowi okażą się zbędne, pracodawca zobowiązany jest do ich usunięcia.

Ustawa o ZFŚS reguluje także okres przechowywania danych, przetwarzanych w związku z gospodarowaniem środkami z ZFŚS. Zgodnie z art. 8 ustawy o ZFŚS, pracodawca może je przetwarzać przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Co do zasady przyjmuje się, że okres przedawnienia roszczeń z tytułu świadczeń socjalnych wynosi on trzy lata od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne – co wynika z  ogólnej zasady określonej w  art. 291 Kodeksu pracy. Należy mieć jednak na uwadze, że dokumentacja związana z ZFŚS może zostać skontrolowana przez  ZUS i US, co uzasadnia przechowywanie tej dokumentacji przez okres 5 lat, liczonych od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło spełnienie świadczenia.